Cuántas veces hemos escuchado en nuestro entorno de trabajo que las reuniones “quitan tiempo”, ahora bien, ¿son realmente necesarias las reuniones laborales?. Pues no quedan dudas que es una practica necesaria en determinadas ocasiones. Sin embargo su uso como práctica comunicativa y para la toma de decisiones la ha vuelto en ocasiones una actividad tediosa e improductiva, por su cantidad y por los logros que de ellas se pueden obtener.
Muchas de las reuniones son realizadas para solo recibir información, sin posibilidad de realmente generar aportes, adicionalmente en muchas reuniones el tiempo se pierde por el largo número de perturbaciones o interrupciones que se dan, bien sea por discusiones estériles, llamadas telefónicas o ingreso de personas en busca de aprobaciones, firmas o respuestas a otras actividades de rutina.
La eficiencia de las reuniones y el valor que los equipos otorgan a ellas empieza a notarse cuando en ellas uno o varios de los miembros se sumergen en sus teléfonos móviles haciendo uso de la mensajería, equipos portátiles o tabletas, tratando de realizar trabajo que a su juicio mitigue la improductividad que representa estar horas en reuniones donde se aportará poco o se recibirá poco, todo ello con directa relación con el nivel de atención prestado y la posibilidad de una comunicación bidireccional sólida y alineada de los temas tratados. Pero no podemos culpar a los asistentes únicamente por desviar su atención, pues probablemente muchas de esas reuniones pudiesen ser más efectivas si se tomaran algunas medidas básicas para hacerlas productivas.
Para tener equipos de alto rendimiento, necesitamos llevar a nuestras organizaciones a niveles superiores de apertura y mejora continua; debemos ser permanentemente reflexivos y analíticos para ver si estamos en el camino correcto.
¿SON EFECTIVAS NUESTRAS REUNIONES?
Sin ser muy observadores y estando fuera de la pecera por un instante observaremos algunas prácticas en las organizaciones como:
Reuniones sin un fin claro.
Reuniones periodicas sin evaluación para convalidar sus resultados
Reuniones cuyos puntos terminan siempre postergándose para otras porque no se puede acordar en ellas acciones puntuales entre los miembros de los distintos equipos.
Reuniones con altos niveles de interrupción y poco interés de sus asistentes quienes transcurren la reunión en sus teléfonos, portátiles, agendas, etc…
Asistentes que permanentemente se excusan para retirarse antes del fin de las reuniones porque tienen otras tareas que cumplir, sin importarles que otros puntos en la agenda pueden tener relación con ellos.
Reuniones cuyos asistentes van sin conocer los tópicos a tratar y se convierten en canchas de tenis con peloteos de responsabilidades o dimes y diretes excusándose y pidiendo que se fijen nuevas reuniones con niveles superiores de decisión para poder acordar acciones.
Reuniones cuyos líderes interrumpen indeterminada cantidad de veces porque hay cosas más importantes en el exterior que atender y jefes impacientes que atender.
Reuniones cuyos asistentes van en posición reactiva porque no creen que puedan obtenerse decisiones y resultados importantes de las mismas, “total nunca se llega a nada concreto”.
Reuniones que pierden expectativa positiva y esencia porque son frecuentemente postergadas, por tanto, ¿cuánta importancia pueden tener los tópicos a tratar?.
Reuniones que no generan compromisos
Reuniones asamblearias donde hay un sin número de asistentes que no van a aportar mucho en ellas y por tanto estarán perdiendo tiempo para atender otras actividades de importancia para la organización.
Estos aspectos mencionados antes son parte de las experiencias típicas en las organizaciones por tanto están reflejadas en los trabajos de diversos autores como practicas ineficientes. Si usted vive con su equipo o con su organización alguna de estas prácticas o varias de ellas, puede tomarse un instante y revisar algunas de las sugerencias que hemos compilado y presentamos en este articulo.
PLANIFICANDO REUNIONES EFECTIVAS
Como mencionábamos al inicio, las reuniones son en muchos casos muy necesarias y un mecanismo de comunicación, interacción y toma de decisiones muy eficiente, pero está en nosotros no convertirlo en herramientas improductivas. Recuerde que el tiempo no se ahorra y su aprovechamiento es vital para los resultados que esperamos en nuestras organizaciones.
Hemos tomado como base las sugerencias de Parisi-Carew y Carew publicadas en “Hints for effective meetings” (1998) y ampliado un poco, en función de los aspectos a considerar para la realización de reuniones de trabajo.
1) ¿Es necesaria la reunión?
¿Puede compartirse la información de forma adecuada si la reunión no fuese
llevada a cabo?
¿Puede implementarse efectivamente sin que otros estén involucrados?
¿Existe un medio más eficaz de abordar el problema?
¿Hay una preocupación por el funcionamiento del equipo acción necesaria que requiere involucramiento de todos?
2) Si la reunión es necesaria.
Se debe identificar el propósito de la reunión
Decidir quienes podrían asistir
Agendar la fecha, hora y lugar
Notificar a los participantes con suficiente antelación
Preparar una agenda con prioridades para discutir.
Obtener la información necesaria antes de la reunión
Enviar la agenda y trabajo previo que sea necesario para discutir en la reunión.
3) Comenzando la reunión
Comenzar puntualmente
Presentar a los participantes (aplica a nuevos miembros en el equipo o inicio de proyectos)
Revise con los asistentes el propósito de la reunión, agenda y las reglas básicas de la reunión.
Asigne los roles de la reunión. (Moderador, minutas, control del tiempo, etc.)
Es necesario lograr el apoyo de todos para lograr los objetivos.
4) Durante la reunión.
Debe asegurarse de que las personas adecuadas están presentes cuando se abordan cuestiones que les competen.
Debe asegurarse que se esta comprendiendo el tema tratado. Deben manejarse puntos concisos (Evitar extenderse).
Cada punto debe ser cerrado antes de iniciar uno nuevo.
Mantenga seguimiento a los puntos agendados.
Debe monitorearse el ritmo de la reunión
Debe consultarse y por consenso acordar si un punto debe extenderse más de lo planteado.
5) Cerrando la reunión.
Revisar las decisiones tomadas.
Resumir el plan de acción y asegurarse el plan de acción, responsables y fechas de compromiso que han sido asignadas.
Recoger temas del programa de la próxima reunión, incluyendo cualquier asunto pendiente.
Reconocer las contribuciones.
Planificar la próxima reunión.
Evaluar la reunión.
6) Evaluando la reunión.
¿Fue la reunión bien planificada?
¿Se siguió la reunión de acuerdo al plan?
¿Fueron logrados los objetivos?
¿Fueron bien manejados las interacciones y conflictos o diferencias surgidos en en el transcurso de la reunión?
¿Fue la reunión cerrada apropiadamente?
¿Qué ha podido hacer la reunión más efectiva?.
Tome en cuenta además los recursos con los que cuenta su organización, su forma de trabajo en cuanto a dispersión geográfica, tecnología disponible, costos de traslado, no en todos los caso se requieren de grandes reuniones en grandes salas, pueden hacerse pequeñas reuniones operativas en el propio lugar de la acción (oficina de los actores), pueden evitarse reuniones con el intercambio y respuesta a tiempo de correos electrónicos, mensajes o llamadas telefónicas.
No es necesario siempre involucrar a altos niveles de las organizaciones si los niveles que deben involucrarse en una acción pueden alinearse y proponer soluciones que no necesitaran de una gran reunión sino de un informe o e-mail para accionar. Evite llevar a las reuniones chismes, acusaciones o excusas, estas generalmente se extienden en el tiempo y restan efectividad al objetivo a lograr. Esos puntos pueden tratarse directamente con los niveles jerárquicos correspondientes o con los actores involucrados. Si acude con su equipo a una reunión con otros equipos, procure que todos estén alineados e informados y mantengan una posición conjunta ante la agenda, las negaciones, confusiones o cruce de informaciones en plena reunión dejan una baja imagen del líder y del equipo y afectan la efectividad de la reunión. Infórmese de los puntos de la agenda para poder dar respuestas oportunas. Piense que las reuniones tienen también un impacto económico a las organizaciones, una forma sencilla de apreciarlo es sumando el costo por hora de cada asistente y adicionando la perdida de oportunidad que significa tenerlo en una reunión y no en su lugar de acción.
Una planificación adecuada y a tiempo permitirá que se establezca una agenda consistente, que los asistentes sean quienes realmente son necesarios, que estos a su vez puedan prepararse para la misma, el tiempo de desarrollo será el que realmente sea necesario , productivo de esa forma los acuerdos y decisiones serán más certeros al final de las reuniones. Asumamos los compromisos y evaluemos permanentemente el resultado de las mismas, finalmente, seamos respetuosos, tolerantes y propiciemos que el equipo valore las reuniones por sus resultados y no les huya con múltiples excusas.
Fuente:El Gurú
